新入社員が知っておきたい「タイムマネジメントの基本」について〜新入社員必見！〜

こんにちは、Gene-K（@SmileWork_LAB）です。

今回は、新入社員のみなさんが入社後まず身につけるべき「タイムマネジメントの基本」についてお話ししたいと思います。

タイムマネジメントとは

タイムマネジメントとは、時間の使い方を効率的にすることで、生産性を高める考え方です。限られた時間の中で最大の成果を得るために考え、実際に行動を起こす必要があります。

タイムマネジメントは、新入社員だけでなく、ビジネスパーソン必須のスキルと言えます。しかし、実際には多くの人が時間に追われてしまったり、優先順位が分からなくなったりしています。

そこで、今回はタイムマネジメントの基本的なコツや方法を3つご紹介します。

タイムマネジメントの３つのコツ

１．時間の使い方を見える化する

自分が今どのような時間の使い方をしているかを、常に把握しておくことが重要です。ただ何となく目の前の業務やタスクを処理するのではなく、この仕事は○○分くらいかかりそうだ、と目測を立てることで、計画と実践の乖離が明確になります。

よく「自分は忙しい」、「時間が足りない」と嘆く人ほど、何にどれだけの時間を使っているかを把握できておらず、自分の脳内イメージだけで、そのように判断しているケースがほとんどです。これでは改善すべき箇所がいつまでも分からないままなので、まずは１日の時間の使い方を可視化することが基本です。

時間の見える化には、以下のような方法があります。

タイムシートや日報を作成する
スケジュール帳やカレンダーに予定やタスクを記入する
スマートフォンやPCのアプリやツールを活用する

これらの方法で自分の時間の使い方を記録し、定期的に振り返ってみましょう。どんな仕事にどれだけ時間がかかっているか、どんな無理やムダがあるか、どんな改善策があるかなどを客観的に分析することで、自分の時間管理能力を高めることができます。

２．仕事の優先順位をつける

時間の見える化ができたら、次は仕事の優先順位をつけることです。仕事はすべて同じ重要度ではありません。締め切りや影響度などによって、先にや

かならずやらなければならないもの、後回しにしても問題ないものがあります。優先順位をつけることで、時間の使い方を最適化することができます。

優先順位をつけるには、以下のような方法があります。

重要度と緊急度のマトリクスを使う
ABC法を使う
パレートの法則を使う

重要度と緊急度のマトリクス
仕事を重要度と緊急度の2軸で分類し、4つの領域に分ける方法です。重要度と緊急度が高い仕事は最優先で行い、重要度が低く緊急度が高い仕事は早めに処理し、重要度が高く緊急度が低い仕事は計画的に行い、重要度と緊急度が低い仕事はできるだけ避けるというように、それぞれの領域に応じた対応をします。

ABC法
仕事をA（最優先）、B（次点）、C（最低）の3つのグループに分ける方法です。Aの仕事は必ずやるべきもので、Bの仕事はできればやるべきもので、Cの仕事はやらなくても問題ないものです。ABC法では、Aの仕事から順番に処理していきます。

パレートの法則
全体の成果の80%は全体の労力の20%で達成できるという法則です。つまり、全体の労力の80%は全体の成果の20%しか生み出さないということです。パレートの法則では、全体の成果に大きく貢献する20%の仕事に集中し、残りの80%の仕事は必要最低限に抑えることで、時間を有効に使うことができます。

これらの方法を使って、自分に与えられた仕事に優先順位をつけてみましょう。優先順位が明確になれば、どんな仕事から手をつけるべきか、どんな仕事は後回しにしても良いかが分かります。また、上司や先輩から指示された場合にも、自分が持っているタスクと比較して優先順位を判断することができます。

３．仕事を細分化し、計画的に進める

時間の見える化と優先順位付けができたら、次は仕事を細分化し、計画的に進めることです。仕事を細分化することで、その仕事がどんな工程やステップから構成されているかが明確になります。また、細分化したタスクごとに目標や期限を設定することで、進捗管理やモチベーション維持にも役立ちます。

仕事を細分化するには、以下のような方法があります。

ロジックツリーを使う
WBS（Work Breakdown Structure）を使う
SMART原則を使う

ロジックツリー
問題点からツリー状に分岐させ、問題点を小さくしていくことで原因の特定や次の課題が論理的にわかるというものです。Whatツリー、Whyツリー、Howツリーなど目的別に合わせたロジックツリーを使う必要があり、物事の本質を体系的にし、それぞれを簡単に比較検討することができます。

WBS（Work Breakdown Structure）
プロジェクトを目標・成果物・作業・タスクの4つの階層に分解し、図式化する方法です。WBSでは、プロジェクト全体の構造や範囲を明確にし、各タスクの責任者や期限、コストなどを管理することができます。

SMART原則
目標やタスクを設定する際に用いる5つの基準です。Specific（具体的）、Measurable（測定可能）、Achievable（達成可能）、Relevant（関連性のある）、Time-bound（期限のある）の頭文字をとったもので、これらの基準に沿って目標やタスクを設定することで、明確で現実的なものにすることができます。

これらの方法を使って、自分に与えられた仕事を細分化し、計画的に進めてみましょう。細分化したタスクを一つずつ完了していくことで、仕事の進捗や成果が目に見えるようになります。また、細分化したタスクをスケジュール帳やカレンダーなどに記入しておくことで、自分の時間配分や予定調整もしやすくなります。